Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bedarf je Schicht klären

Bevor Sie einen Namen eintragen, brauchen Sie Zahlen: Wie viele Personen müssen in welcher Schicht an welchem Wochentag da sein? Werktage und Wochenende unterscheiden sich oft, ebenso Früh- und Nachtschicht. Schreiben Sie den Bedarf als kleine Tabelle auf. Notieren Sie dazu, wie viele der Personen eine bestimmte Qualifikation haben müssen, zum Beispiel Fachkräfte.

Als durchgehendes Beispiel dient ein Team mit drei Schichten: Früh 06:00–14:00 Uhr, Spät 14:00–22:00 Uhr und Nacht 22:00–06:00 Uhr. Der Bedarf liegt an jedem Tag bei 2 Personen in der Frühschicht, 2 in der Spätschicht und 1 in der Nacht. Zur Vereinfachung gelten die acht Stunden als reine Arbeitszeit; die gesetzliche Pause (siehe Schritt 3) kommt zur Schichtlänge hinzu.

Bedarf pro Woche im Beispiel
Schicht	Plätze pro Tag	Tage	Schichten pro Woche
Früh	2	7	14
Spät	2	7	14
Nacht	1	7	7
Summe	5	7	35

35 Schichten à 8 Stunden ergeben einen Wochenbedarf von 280 Stunden.

Schritt 2: Team und Kapazität erfassen

Erfassen Sie jede Person mit ihren Wochenstunden und ihrer Qualifikation. Halten Sie außerdem fest, an welchen Wochentagen jemand regelmäßig nicht arbeiten kann oder möchte. Diese Wunsch-frei-Tage sind Wünsche, keine Pflichten. Der Plan darf sie übergehen, wenn sonst eine Pflichtschicht offen bliebe.

Im Beispiel besteht das Team aus acht Personen:

Kapazität des Beispielteams
Gruppe	Personen	Stunden pro Woche	Summe
Vollzeit	4	38,5	154 h
Teilzeit 30 h	2	30	60 h
Teilzeit 20 h	2	20	40 h
Gesamt	8	–	254 h

Der Bedarf von 280 Stunden liegt über der Kapazität von 254 Stunden. Es fehlen 26 Stunden pro Woche, das sind gut drei Schichten. Diese Lücke zeigt sich schon vor dem ersten Eintrag. Sie haben drei Möglichkeiten: den Bedarf senken, Überstunden einplanen oder zusätzliches Personal gewinnen. Welche davon passt, entscheiden Sie – nicht der Plan.

Puffer für Urlaub und Krankheit

Die Kapazität aus Schritt 2 ist ein Idealwert. Im Alltag fehlen Personen durch Urlaub, Krankheit und Fortbildung. Planen Sie deshalb einen Puffer ein. Wie hoch er sein muss, kennen Sie aus Ihren eigenen Zahlen der letzten Monate; hier dient eine Annahme zur Veranschaulichung: Fallen 12 Prozent der Sollstunden aus, sinkt die verfügbare Zeit des Beispielteams von 254 auf 254 × 0,88 = rund 224 Stunden pro Woche. Gegenüber dem Bedarf von 280 Stunden fehlen dann 56 Stunden, das sind sieben Schichten.

Tragen Sie bekannte Abwesenheiten deshalb vor der Planung ein, nicht danach. Im Generator markieren Sie einen Ausfall am betroffenen Tag; der Generator besetzt die offenen Plätze neu und zeigt, wer einspringen darf und wer nicht.

Schritt 3: Regeln festlegen

Jetzt legen Sie fest, was der Plan nie verletzen darf. Das Arbeitszeitgesetz setzt dafür den Rahmen, Tarifverträge und Dienstvereinbarungen können ihn enger fassen. Üblich sind diese Werte:

Tageshöchstzeit: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
Pausen: Bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit stehen mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten (§ 4 ArbZG).
Ruhezeit: Nach Ende der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung folgen (§ 5 ArbZG).
Arbeitstage am Stück: Das Arbeitszeitgesetz nennt keine einzelne Zahl; Sonn- und Feiertagsruhe und Ersatzruhetage begrenzen die Folge. Legen Sie deshalb selbst eine Obergrenze fest. Im Generator sind sechs Tage voreingestellt.

Wichtig für die Rechnung: Die Pause zählt nicht zur Arbeitszeit. Eine Schicht von 06:00 bis 14:30 Uhr mit 30 Minuten Pause ergibt 8,5 − 0,5 = 8 Stunden Arbeitszeit. Mehr zu Ruhezeiten finden Sie im Beitrag Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit im Dienstplan.

Schritt 4: Schichten verteilen

Verteilen Sie in einer festen Reihenfolge: zuerst die Pflichtbesetzung, dann die faire Verteilung, zuletzt die Wünsche. So geraten Wünsche nie vor die Sicherheit des Betriebs, aber auch kein Teammitglied wird dauerhaft benachteiligt.

Beginnen Sie mit den Schichten, die am schwersten zu besetzen sind. Das sind meist Nächte, Wochenenden und Dienste, in denen eine Fachkraft Pflicht ist. Frühe und späte Werktagsdienste lassen sich später leichter verschieben.

Für die faire Verteilung brauchen Sie das Soll je Person. Die Formel lautet: Wochenstunden × Tage ÷ 7. Bei vier Wochen (28 Tage) ergibt das für die Vollzeitkräfte 38,5 × 28 ÷ 7 = 154 Stunden. Mit Schichten à 8 Stunden sind das 19 Schichten (152 Stunden).

Schichten pro Person in vier Wochen (ganze Schichten à 8 Stunden)
Gruppe	Soll in 4 Wochen	Schichten je Person	Schichten gesamt
4 × Vollzeit	154 h	19	76
2 × 30 h	120 h	15	30
2 × 20 h	80 h	10	20
Summe	–	–	126

Der Bedarf beträgt 35 × 4 = 140 Schichten, das Team kann 126 leisten. 14 Schichten bleiben offen, wenn niemand Überstunden macht. Genau diese Zahl sollten Sie kennen, bevor Sie anfangen zu verschieben.

Schritt 5: Konflikte prüfen

Prüfen Sie den fertigen Entwurf gegen Ihre Regeln. Typische Konflikte sind:

Unbesetzte Schicht: Weniger Personen eingetragen als gefordert.
Fehlende Qualifikation: Genug Köpfe, aber zu wenige Fachkräfte.
Zu kurze Ruhezeit: Zum Beispiel Spät- und danach Frühdienst.
Zu viele Tage am Stück: Mehr als sechs Arbeitstage in Folge.
Übergangener Wunsch: Kein Verstoß, aber ein Gespräch wert.

Ein Beispiel zur Ruhezeit: Endet die Spätschicht um 22:00 Uhr und beginnt die Frühschicht am nächsten Tag um 06:00 Uhr, liegen 8 Stunden dazwischen. Erforderlich wären 11. Der Konflikt lässt sich lösen, indem die Person nach dem Spätdienst wieder einen Spätdienst oder einen freien Tag bekommt. Nach einem freien Tag ist die Frühschicht am übernächsten Tag unproblematisch.

Hinweis

Ein Plan ohne markierte Konflikte ist nur so zuverlässig wie die Regeln, die Sie eingegeben haben. Tarifvertrag, Dienstvereinbarung und Mitbestimmung prüfen Sie weiter selbst. Das ist keine Rechtsberatung.

Schritt 6: Plan weitergeben und pflegen

Ein Plan nützt nur, wenn ihn alle kennen. Geben Sie ihn gut sichtbar weiter, zum Beispiel als Ausdruck im Dienstzimmer und digital als Datei.

Legen Sie außerdem fest, wie Tausche ablaufen: Wer darf tauschen, wer muss zustimmen, und wer prüft anschließend die Ruhezeit? Ein getauschter Dienst ist ein neuer Entwurf und braucht dieselbe Prüfung wie der erste. Notieren Sie Änderungen mit Datum, damit später nachvollziehbar bleibt, wer wann welchen Dienst übernommen hat.

Typische Fehler vermeiden

Diese fünf Stolpersteine sind besonders typisch:

Bedarf nach Gefühl: Ohne feste Zahlen je Schicht entscheidet am Ende die lauteste Stimme. Schreiben Sie den Bedarf auf und ändern Sie ihn nur bewusst.
Ruhezeit erst im Nachhinein prüfen: Wer erst am Ende kontrolliert, muss viele Dienste wieder umbauen. Prüfen Sie jeden Übergang schon beim Eintragen.
Wünsche vor Pflichtbesetzung: Wenn Wünsche zuerst verteilt werden, bleiben ausgerechnet Nächte und Wochenenden übrig.
Teilzeit ignorieren: Wer 20 Stunden arbeitet, kann nicht dieselben Schichten tragen wie eine Vollzeitkraft. Rechnen Sie das Soll je Person.
Kein Puffer: Ein Plan ohne Reserve scheitert beim ersten Ausfall. Legen Sie vorab fest, wer einspringen kann.

Tabelle oder Generator?

Für ein Team von fünf Personen und einer Schicht reicht eine Tabelle. Mit mehreren Schichten, Teilzeit, Fachkraftquoten und Wunsch-frei-Tagen wächst die Rechenarbeit schnell. Dann lohnt sich ein Werkzeug, das Soll, Ruhezeiten und Wochenenden mitrechnet.

Der Dienstplan-Generator auf dieser Seite ist mit einem Beispielteam vorausgefüllt. Sie ändern Besetzung, Schichten oder Regeln und sehen sofort, wo der Plan Lücken bekommt. Für die Pflege gibt es ein eigenes Beispiel, für den Dreischichtbetrieb ein Schichtplan-Beispiel. Die Eingaben bleiben dabei in Ihrem Browser.

Checkliste: Dienstplan erstellen

Bedarf je Schicht und Wochentag aufgeschrieben, inklusive Fachkraft-Mindestzahl
Wochenstunden und Qualifikation jeder Person erfasst
Kapazität gegen Bedarf gerechnet und Lücke benannt
Tageshöchstzeit, Pausen und Ruhezeit festgelegt
Obergrenze für Arbeitstage am Stück bestimmt
Nächte und Wochenenden zuerst besetzt, dann Rest verteilt
Wochenenden fair auf alle verteilt
Wünsche berücksichtigt und übergangene Wünsche notiert
Konflikte geprüft: Lücken, Ruhezeit, Tage am Stück, Fachkräfte
Plan weitergegeben und Regeln für Tausche vereinbart

Häufige Fragen

Wie viele Personen brauche ich für eine Rund-um-die-Uhr-Besetzung?

Rechnen Sie die Plätze pro Tag mal Schichtdauer mal sieben und teilen Sie durch die Wochenstunden einer Vollzeitkraft. Im Beispiel: 5 Plätze × 8 Stunden × 7 Tage = 280 Stunden, geteilt durch 38,5 Stunden ergibt rund 7,3 Vollzeitstellen. Urlaub und Krankheit kommen noch hinzu.

Wie früh sollte ein Dienstplan feststehen?

Eine allgemeingültige Frist gibt es hier nicht. Wie früh der Plan bekannt sein muss, regeln meist Tarifvertrag, Dienstvereinbarung oder Betriebsvereinbarung. Je früher Ihr Team den Plan kennt, desto besser lassen sich Wünsche und Tausche klären.

Kann ich einen Dienstplan mit Excel erstellen?

Ja, für kleine Teams funktioniert das. Die Rechenarbeit für Stundensoll, Ruhezeiten und Wochenenden bleibt dabei aber bei Ihnen. Ein Generator rechnet diese Regeln mit und zeigt Verstöße sofort.

Was tun, wenn eine Schicht unbesetzt bleibt?

Prüfen Sie zuerst, wer wegen Ruhezeit, Stundensoll oder Wunsch-frei nicht infrage kommt. Dann entscheiden Sie bewusst: Besetzung senken, Überstunden anordnen oder Aushilfe suchen. Ein unbesetzter Dienst sollte nie unbemerkt im Plan stehen.

Quellen und Stand

Rechtsgrundlage ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der Fassung auf gesetze-im-internet.de. Zitiert werden: § 3 ArbZG, § 4 ArbZG, § 5 ArbZG. Stand: Gesetzestext abgerufen am 10. Oktober 2026. Zahlen in den Beispielen sind frei gewählte Rechenbeispiele, keine Messwerte. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung: Tarifvertrag, Dienstvereinbarung und Landesrecht können abweichen.